수학 학원 관리 시스템 — 정** 학원장 케이스

한 줄 요약

학원 원장이, 구글 스프레드시트 12개 이상으로 분산 운영하던 학원을 본인이 직접 빌드한 통합 사이트 1개로 합친 사례. 외주 0원, SaaS 0원, 코드와 데이터 100% 본인 소유.

라이브 사이트

https://www.mathplan.kr/

해당 사이트는 정지민 학원장이 kax.ai 강의 수강 중 직접 빌드해 현재 운영 중. 강의 합류 전 코딩 경험은 없음.

강의 합류 전 운영 상태

강의 합류 전 학원 운영의 모든 정보는 구글 스프레드시트로 관리되고 있었다. 확인된 시트 목록은 12개 이상이며, 운영 항목별로 별도 파일을 두는 구조였다.

정지민 학원장 본인의 정리 (강의 합류 전 상태)

필요한 시트를 각각 만들어야 하고, 그게 어디 있었지? 다시 찾아야 하는 상황.

몇 년째 데이터들이 쌓이다 보니 과거 데이터도 정리가 잘 안 되었음.

페인 포인트 정리

1. 시트가 12개 이상으로 분산됨. 색인이 없어 매번 검색이 필요했음.
2. 신규생 케어, 특별 케어, 상담 이력 등 동적 정보의 누적 추적이 어려움.
3. 과거 학기 데이터가 정리되지 않은 채로 누적됨.
4. 학부모 알림은 매번 카카오톡으로 직접 작성. 누락 발생 가능.

빌드 진행 단계

처음부터 통합 시스템을 목표로 한 것이 아니라, 작은 자동화 1개로 시작해 점진적으로 범위를 확장한 방식.

1단계 — 홈페이지 만들기

학원 소개·신청 폼·일정 공지 페이지 구축.

2단계 — 통합 대시보드

12개 이상의 분산 시트가 처리하던 업무를 단일 페이지로 통합. 학생 관리, 클래스 현황, 대기 명단, 수업 일지, 성적, 출결, 내신, 시간표, 신규생 케어, 특별 케어, 상담 이력 등이 하나의 사이트 안에서 처리되도록 구성.

3단계 — 알림톡 자동화

학생 케어 메세지 등 반복 알림 작성 노동 현저히 감소.

알림톡 템플릿 6종

매번 카카오톡으로 직접 작성하던 공지 노동이 정형화됨.

Before / After 비교

정지민 학원장 인용 (적용 후 원문)

통합 시스템 안에서 하나로 이용

업무 효율 극대화

일단 그 사이트 안에서 올인원으로 모든 게 가능해지고,

필요한 알림톡 템플릿으로 학부모/학생들에게 공지할 때도 매우 간편함.

케이스 의의

본 케이스가 보여주는 사실:

1. 비전공자 1인 학원장이 3단계 점진 빌드로 통합 운영 시스템 구축 가능.
2. 빌드 결과물은 외주가 아닌 본인 자산. 코드와 데이터 모두 본인 소유.
3. 매년 인상되는 SaaS 구독료 대신 1회 빌드로 평생 운영 가능한 구조.
4. 강사·학원·코치·프리랜서 등 동일한 운영 구조를 가진 사업에 적용 가능.